Wyzwanie
Windykacja w systemie ERP kończyła się na wezwaniu do zapłaty. Dalej wszystko działo się w mailach, folderach i pamięci ludzi.
Przekazanie sprawy do kancelarii wymagało ręcznego zbierania faktur, wezwań i potwierdzeń doręczenia. Nikt nie miał jednego widoku, na jakim etapie jest każda sprawa i kto ma ją ruszyć dalej.
Rozwiązanie
Aplikacja webowa obok ERP, która czyta jego dane, ale nigdy niczego w nim nie zapisuje.
Co 20 minut system sprawdza płatności w bazie ERP, wykrywa zaległości według konfigurowalnych reguł i proponuje sprawy do akceptacji księgowej. Każdy krok ma termin w dniach roboczych – spóźniona sprawa świeci się na pulpicie osoby odpowiedzialnej.
System liczy odsetki od malejącego salda z rozpiską gotową do pozwu, pilnuje kompletu dokumentów i jednym kliknięciem pakuje sprawę dla kancelarii.
13 kroków, w skrócie
- 01Zaległość
- 02Wezwanie
- 03Doręczenie
- 04Kancelaria
- 05Pozew
- 06Nakaz
- 07Klauzula
- 08Egzekucja
Plus ścieżki poboczne: ugoda i raty, sprawa sporna, wstrzymanie decyzją zarządu.
Wysyłka bez kopert
Wezwanie trafia z aplikacji prosto do operatora poczty hybrydowej, który je drukuje, kopertuje i nadaje listem poleconym.
System co pół godziny sprawdza status przesyłki i sam przestawia sprawę na „doręczone” albo „zwrot / podwójne awizo”, dołączając wydruk śledzenia jako dowód. Recepcja nie drukuje, nie kopertuje i nie nosi listów na pocztę, a termin zapłaty liczy się od prawdziwej daty doręczenia.
Efekt
Czego się nauczyłem
- Dane w ERP trzeba najpierw rozpoznać, a dopiero potem pisać logikę. Bez filtrów system zakładałby sprawy o koszty własnych wezwań.
- Tryb „podglądu na sucho” buduje zaufanie użytkowników do automatu, zanim pozwolą mu działać samemu.